Module 3 Bureautique : Excel-Calc (Bases)

Dans le paragraphe précédent nous avons vu la mise en forme des cellules, un peu comme dans Word (onglet Accueil, groupes Police, Alignement et Style). Voyons maintenant le groupe Nombre qui gère l'affichage des données encodées dans les cellules :

Sélectionner la/les cellules puis :

- soit utiliser le lanceur du groupe Nombre (petit carré en bas à droite du groupe)

- soit clic droit sur la sélection / Format de cellule

- choisir ensuite l'onglet Nombres

- sélectionner les options voulues / OK

Examinons les options de l'onglet Nombre de la fenêtre Format de cellule :

Format Standard

= format appliqué par défaut : alignement à droite d'un nombre ou d'une date, et alignement à gauche d'un texte.

Format Nombre

= format souvent utilisé pour l'affichage d'un nombre. Exemple : 3528,10

Par défaut, format affiché avec deux décimales et sans séparateur de milliers. Pour modifier :

• le nombre de décimales (chiffres après la virgule) : utiliser les boutons « Réduire les décimales » (d'icône ,00 -> ,0) ou « Ajouter une décimale » (d'icône ,0 -> ,00) dans le ruban ou sur la mini-barre d'outils ;

• le séparateur de milliers : par défaut c'est l'espace. Pour modifier, activez le bouton Fichier > Options Excel > Options avancées. Dans la rubrique « Options d'édition », décochez la case « Utiliser les séparateurs système ». Saisissez le caractère voulu, un point par exemple.

Pour appliquer les séparateurs de milliers dans les cellules sélectionnées, de format Nombre, utilisez uniquement la fenêtre « Format de cellules » : à l'onglet Nombre, cochez la case « Utiliser le séparateur de milliers ».

NB Le bouton d'icône 000 du ruban ou de la mini-barre d'outils applique le format « Comptabilité »

Format Monétaire

Par défaut, format avec deux décimales, séparateur de milliers, devise alignée contre le bord droit de la cellule.

Si vous tapez la devise (par ex 20,2 €) et que l'euro a été défini comme la devise par défaut, le format monétaire est automatiquement appliqué à la cellule.

Changer le symbole monétaire par défaut : Démarrer / Panneau de configuration / choisir l'option régionale et le symbole monétaire. Redémarrer Excel pour prendre ce changement en compte.

Changer le nombre de décimales, ajouter ou supprimer le séparateur de milliers : cfr « Format Nombre ».

Changer le symbole de la devise : ouvrir la fenêtre « Format de cellules » / onglet Nombre / choisir le symbole souhaité.

Format Comptabilité

Semblable au format Monétaire : par défaut deux décimales, séparateur de milliers et devise

Par contre le symbole de la devise est aligné avec un retrait d'un caractère du bord droit de la cellule ; une valeur nulle est remplacée par un tiret, placé au centre ; pour un montant négatif, le signe moins est aligné, seul, à gauche de la cellule.

Exemple : ...

Pour utiliser ce format : cliquer sur l'icône billets et pièces.

Format Date et Heure

Fenêtre « Format de cellule » : divers types d'affichage selon le paramètre régional choisi.

Groupe Nombre : le menu déroulant de la zone de saisie propose les deux types de date : « Date courte » et « Date longue ». Le format « Date longue » affiche également le jour de la date. Les formats dates et heures sont montrés dans la zone « Exemple ».

Format Pourcentage

Exemple : si on applique le format Pourcentage à la cellule contenant la valeur 0,0251, la valeur affichée devient 2,51% (option 2 décimales).

Pour appliquer ce format : icône %.

Format Fraction

Pour représenter un nombre décimal sous la forme de sa partie entière suivie d'une fraction.

Exemple : 3,5 sera affiché 3 ½.

Si vous tapez un nombre entier suivi d'une fraction, le format Fraction est automatiquement attribué à la cellule.

Le dénominateur de la fraction peut être précisé, soit en nombre de chiffres (1,2 ou 3), soit par une valeur exacte (par exemple demis ou quarts).

Exemple : 2,581 peut être affiché avec un dénominateur

• d'un chiffre : 2 4/7

• ou de deux chiffres : 2 43/74

• ou de trois chiffres : 2 104/179.

Excel affiche la fraction la plus proche de la valeur saisie. Par défaut Excel affiche un dénominateur d'un seul chiffre.

Format Scientifique

La notation scientifique d'un nombre positif correspond à un produit d'un nombre décimal compris entre 1 et 10 exclus, et une puissance de 10. Dans ce format, la puissance de 10 est affichée par la lettre E suivie de l'exposant.

Exemples :

123456 = 1,23456 * 10⁵ : sera affiché 1,235E05 (option 3 décimales).

0,057 = 5,7 * 10^-2 : sera affiché 5,700E-02 (option 3 décimales).

Format Texte

Appliqué à une cellule le format Texte contenant un nombre, celui-ci ne pourra pas être utilisé dans les formules mathématiques. Une formule saisie sous forme de texte restera du texte et le résultat ne sera pas affiché.

Format Spécial

Regroupe divers formats particuliers (comme les codes postaux, les n° de Sécurité Sociale, de téléphone...) qui dépendent du paramètre régional choisi.

Format personnalisé

Pour définir un format Personnalisé soit l'écrire directement ou se baser sur un des types prédéfinis que l'on modifie.

Pour en choisir un, cliquez l'un des types prédéfinis (la zone de texte montre l'effet, sous « Type »). Validez.

Pour créer ou utiliser un format Personnalisé, il faut connaître la syntaxe des codes de format de nombre.

En pratique, saisissez la donnée dans la cellule puis définir le format Personnalisé en modifiant votre format.

Ce format peut comprendre de une à quatre parties, séparées par des points-virgules  :

• partie 1 : format est appliqué à toute valeur

• partie 2 : 1ère partie appliquée aux valeurs positives et nulles, la 2ème partie est appliquée aux valeurs négatives.

• partie 3 : 1ère partie appliquée aux valeurs positives, la 2ème aux valeurs négatives, la 3ème aux valeurs nulles.

• partie 4 : idem que précédemment, la 4ème partie s'appliquant à un texte.

NB :

Le format Personnalisé n'est applicable que dans le classeur en cours. Pour l'appliquer dans d'autres classeurs, enregistrez le classeur actif comme modèle (.xlt) et créez les autres classeurs sur base sur ce modèle : bouton Fichier / Nouveau ; dans la fenêtre « Nouveau classeur », choisir « Mes modèles », puis cliquez sur le modèle et confirmez.

1) Les codes de format nombre, monétaire, comptabilité... :

- code "0"

Ce code représente un chiffre mais permet d'afficher un 0 si, par rapport au masque de format, le chiffre fait défaut. Ex : le nombre 71 au format 000 sera affiché 071

- code "#"

Ce code affiche un chiffre mais contrairement au 0 n'affiche rien si, par rapport au format, le chiffre fait défaut. Ex : le nombre 71 au format ### sera affiché 71

- code "?"

Ce code représente un chiffre du diviseur ou du dividende dans une fraction.

Ex le nombre 2.25 au format # ?/? sera affiché 1 1/4

2) Les codes de format de date :

Une date est un nombre entier. Le compteur de date d'Excel commence au 1 janvier 1900.

Il incrémente son compteur de 1 chaque jour écoulé.

- code "j"

Ce code affiche le jour dans une date :

j : affiche le jour du mois sur un chiffre ou deux chiffres si le xième est supérieur à 10.

jj: affiche le jour sur deux chiffres (c'est-à-dire avec un 0 non significatif si le xième est inférieur à 10).

jjj : affiche les 3 premières lettres du jour de la semaine.

jjjj : affiche le jour de la semaine en entier.

- code "m"

Ce code affiche le mois. Il se comporte de la même manière que le code "j".

m : affiche le xième mois sur un chiffre ou deux chiffres si le xième est supérieur à 10.

mm: affiche le xième du mois sur deux chiffres (c'est-à-dire avec un 0 non significatif si le xième est inférieur à 10).

mmm : affiche les 3 premières lettres du mois.

mmmm : affiche le mois en entier.

- code "a"

Ce code affiche l'année.

aa : affiche l'année sur 2 chiffres.

aaa ou aaaa : affiche l'année sur 4 chiffres.

Quelques exemples :

3) Les codes de format de temps

Le temps est un nombre décimal compris entre 0 et 1. Pour afficher un nombre au format horaire, il est nécessaire d'utiliser des codes de format spécifiques.

- le code "h"

Ce code permet d'extraire la fraction horaire du nombre décimal concerné.

Ainsi le nombre 0,5 au format h sera affiché 12.

- le code "m"

Ce code permet d'extraire la fraction minute du nombre décimal concerné.

Cependant, il ne peut être utilisé seul dans un format. En effet, Excel l'assimilerait au code "m" permettant d'afficher le mois d'une date.

Pour l'utiliser seul, afin d'afficher une durée en minutes, il faudra le mettre entre [] (crochets).

Ainsi la durée 13:15:00 au format m affichera 1 tandis que le format [m] affichera 55.

- le code "s"

Ce code permet d'extraire la fraction seconde du nombre décimal concerné.

Il réagit de la même façon que le code "m". Ainsi, le nombre 0,08 qui représente 2 heures, au format [s] sera affiché 7200.

Exemples :

Plus d'infos : Excel, Calc (LibreOffice), Calc (OpenOffice)