Word 2021 - Formation de base en accès libre

a) Démarrer Word sous Windows 10 :

• Soit cliquer gauche sur le bouton dans la barre des tâches (ou double-cliquer sur un document Word sur le bureau ou dans l'explorateur) ;

• Soit via le bouton Windows (1 clic G) puis pointer le curseur du volet gauche et descendre sur la lettre W (cliquer-glisser G) :

• Puis cliquer sur Word (1 clic G)

• La fenêtre de l'application Word 2021 apparaît ensuite :

b) Démarrer Word sous Windows 11 :

• Comme pour Windows 10, soit cliquer gauche sur le bouton dans la barre des tâches (ou double-cliquer sur un document Word sur le bureau ou dans l'explorateur) ;

• Soit cliquer sur le bouton Windows puis sur le bouton sous Epinglé :

• ou cliquer sur Toutes les applications puis pointer le curseur du volet gauche et descendre sur la lettre W (cliquer-glisser G) et cliquer sur le bouton

• ou taper sur la lettre W puis cliquer sur .

• La fenêtre de l'application Word 2021 apparaît :

c) Quitter Word

• Croix en haut à droite (1 clic G) ou ALT+F4 :

  

Si vous n'avez pas enregistré les dernières informations, une fenêtre vous rappelle de le faire :

Choisir l'un des boutons :

• Enregistrer : pour conserver le document et continuer la procédure d'enregistrement

• Ne pas enregistrer : vous perdez vos modifications et quitter Word

• Annuler : pour arrêter la procédure d'enregistrement et revenir à Word.

d) L'interface de travail

1. La barre de titre : avec le nom de l'application et celui du document en cours

2. La barre d'accès rapide : raccourcis vers des fonctions courantes (Enregistrer, Annuler... ) ; la petite flèche à droite permet d'ajouter les commandes que l'on utilise couramment

3. Les boutons de contrôle : Connexion, Options d'affichage du ruban, Réduire, Agrandir et Fermer

4. Barre d'onglets : Fichier, Accueil, Insertion, Dessin, Conception (Création), Mise en page (Disposition), Références, Publipostage, Révision (Vérifier), Affichage, Aide. Chaque onglet ouvre une série de groupes d'icônes (boutons de commandes).

NB : La plupart des onglets sont permanents mais certains, contextuels, apparaissent seulement quand on sélectionne certains objets (Image, Tableau, Format...).

L'onglet Fichier fournit les fonctions Accueil, Nouveau, Ouvrir, Informations, Enregistrer, Enregistrer sous, Imprimer, Partager, Exporter, Transformer, Fermer

5. Le ruban : les icônes, regroupées en catégories, actionnent chacune une fonction spécifique : par ex : l'icône Gras accentue les caractères du texte sélectionné, le rendant ainsi plus visible ; ce ruban peut être masqué (utiliser le bouton Réduire le ruban) et affiché à nouveau (via l'icône Options d'affichage du ruban)

6. Zone de travail (d'édition)

7. Curseur ou point d'insertion

8. La barre d'état : affiche des informations sur le document en cours (page...) ; personnalisable par un clic droit : cocher ou décocher les options voulues

9. Modes d'affichage : pour afficher autrement le document : mode lecture, page ou web

10. Curseur de zoom : pour agrandir ou réduire le contenu du document actif

11. Barre de défilement : pour afficher une autre partie du document (verticalement dans cette image ; la barre horizontale s'affiche si nécessaire)

12. Règle horizontale (Si nécessaire, affichez les règles via l'onglet Affichage / groupe Afficher / cocher Règle)

13. Règle verticale

14. Barre des tâches de Windows 10 : affiche sous la fenêtre les boutons avec les applications ou dossiers ouverts. En cliquant sur une application ou un dossier vous l'affichez ou la réduisez.

e) Saisir du texte

Observer la zone de travail (zone d'édition) et la barre verticale qui clignote (curseur) : c'est le point d'insertion, là où ce que vous tapez s'inscrit sur l'écran.

Taper (ou recopier) le texte demandé " au km " c'est-à-dire :

• sans revenir en arrière avec les flèches,

• sans vous occuper des retours à la ligne (Word gère automatiquement les sauts de ligne avant la marge droite et les espaces entre les marges : si par après vous changez les marges ou la taille du document Word réorganisera automatiquement tout le texte et la largeur des lignes) ;

• sans corriger l'orthographe (nous verrons comment au §5)

• et sans mettre en forme le texte (voir § 3 et 4 ; si le texte est long, il sera préférable de créer d'abord un plan avec des styles).

Si cela vous aide, affichez les caractères non imprimables (espaces, retours à la ligne dans les paragraphes, sauts de page ou de colonnes...) : Onglet Accueil, Groupe Paragraphe, Bouton

Quelques conseils :

• Taper tout en minuscules (Word remplace lui-même la 1re lettre d'une phrase par une majuscule), sauf les abréviations

• Pas d'espace avant les signes de ponctuation (sauf : ; ? et !) mais taper l'espace après la ponctuation

• Word se charge de placer les espaces entre les guillemets

• Après l'encodage vous corrigerez les fautes d'orthographe ou de grammaire (clic droit sur le mot puis choisir l'option adéquate)

• Enregistrer dès le début le document puis ensuite régulièrement (voir §2).

• Plus loin nous apprendrons à mettre en forme le texte, insérer des objets (tableau, image, forme...) et mettre en page le document.

a) Les boutons de contrôle :

Observez les boutons en haut à droite de chaque fenêtre :

• Le bouton s'appelle Réduire la fenêtre : il sert à masquer la fenêtre Word mais l'icône de l'application reste dans la barre des tâches. Autre méthode : + flèche bas.

• Pour la restaurer (donc afficher à nouveau la fenêtre Word, dans sa taille précédente) :

  1 clic G sur l'icône Word dans la barre des tâches. Autre méthode : + flèche haut.

• Le bouton carré permet de diminuer la taille de la fenêtre Word vers un niveau inférieur. On peut aussi double-cliquer dans la barre des tâches.

• Dans cette plus petite fenêtre ce bouton se modifie en (Agrandir la fenêtre) pour pouvoir agrandir à nouveau la fenêtre Word en plein écran (taille maximale).

• On peut aussi double-cliquer dans la barre des tâches.

b) Modifier la taille de la fenêtre

• Quand la fenêtre est dans un niveau inférieur, ses dimensions sont modifiables en pointant un de ses bords ou un de ses coins puis cliquer-glisser en maintenant le clic enfoncé.

c) Déplacer la fenêtre

Pourquoi ?

• pour travailler de façon simultanée avec plusieurs fenêtres ou programmes.

• pour copier ou déplacer des données ou des documents d'une fenêtre à une autre.

• pour comparer plus facilement des informations entre deux fenêtres.

Comment ?

• placer la fenêtre où vous voulez, quand la fenêtre est dans un niveau inférieur  : cliquez-glisser la barre de titre

• ancrer la fenêtre sur le côté gauche : bouton + flèche gauche ; cliquer sur une autre application ouverte pour l'ancrer dans le côté opposé ;

L'écran affiche alors 2 demi-fenêtres :

• ancrer la fenêtre sur le côté droit : bouton + flèche droite ; cliquer sur une autre application ouverte pour l'ancrer dans le côté opposé ;

• ancrer la fenêtre autrement : pointer en haut à droite sur le bouton niveau inférieur  et choisir l'une des options :

a) Les modes d'affichage :

• Les modes d'affichage permettent de voir le document sous différentes vues :

  A l'ouverture d'un document vierge le nom Document1 s'affiche dans la barre de titre et un curseur clignotant vous invite à saisir du texte. Par défaut le document est affiché en mode Page. D'autres modes d'affichage sont possibles :

  • Le mode Lecture : le document s'affiche en plein écran pour être facilement lisible (taper ESC pour en sortir) ;

  • Le mode Page montre le document tel qu'il sera imprimé ;

  • Le mode Web montre la vue tel qu'il serait affiché dans une page Web (le texte occupe toute la largeur de la fenêtre) ;

  • Le mode Plan montre les niveaux de titre du document sous une forme hiérarchique (on peut développer un niveau de titre pour afficher son contenu ou le réduire pour cacher les contenus) :

  • Le mode Brouillon n'affiche pas les images et les graphiques.

  Pour choisir un mode d'affichage, utilisez les icônes affichées dans la partie droite de la barre d'état

   (ou les boutons de l'onglet Affichage) .

• Le mode Focus (depuis Word 2021 et Word 365) masque toutes les barres d'outils et la barre d'état, seule la règle peut être affichée ; ce mode est complémentaire à tous les autres modes et donc aussi en mode Lecture, Web, et Brouillon.

Dans l'image ci-dessus vous aurez sans doute remarquez des petits signes comme ...

Ces sont des caractères non imprimables, invisibles uniquement à l'écran (donc pas sur le papier) en cliquant sur le bouton Afficher tout de l'onglet Accueil, ce qui permet de voir ou cacher ces signes qui représentent les espaces, les marques de paragraphe, de tableau, les tabulations, les sauts (de page, de colonne, de section...).

b) Les outils d'apprentissage :

Ce bouton ouvre l'onglet Lecteur immersif qui propose divers outils :

• Voir le document avec une largeur de colonne ajustable, de très étroite à large :

• Ajouter une couleur de page (20 pastels disponibles) :

• Placer le focus sur aucune, 1, 3 ou 5 lignes :

• Voir le texte avec un espacement élargi :

• Voir le texte avec des syllabes séparées :

• Lire le texte à voix haute :

c) Le groupe Afficher :

• Cocher la case devant le bouton Règle pour activer l'affichage des 2 règles : verticale (à gauche) et horizontale (en haut) :

• Cocher la case devant le bouton Quadrillage pour ajouter une grille (pour faciliter l'utilisation des formes...)

• Cocher la case devant le bouton Volet de Navigation pour afficher un volet à gauche du document :

d) Le groupe Zoom :

Le bouton Zoom agit comme le curseur de la barre d'état ;

Le bouton 100% remet le facteur zoom par défaut pour afficher le document sans agrandissant ni réduction ;

Les autres boutons permettent l'affichage d'une ou plusieurs pages ou de voir toute la largeur de la page .

e) Le groupe Fenêtre :

Le bouton Nouvelle fenêtre affiche le même document dans une nouvelle fenêtre ;

NB : CTRL+O ouvre une nouvelle fenêtre Word vide.

Le bouton Réorganiser tout : réarrange les fenêtres Word sur le bureau Windows, l'une au-dessus de l'autre :

Le bouton Fractionner : affiche le document en 2 parties que l'on peut faire défiler séparément :

Le bouton Changer de fenêtre permet de voir une autre fenêtre Word ouverte :

Le bouton Côte à côte affiche 2 fenêtres Word ouvertes (pour les comparer par exemple) :

Le bouton Défilement synchrone  s'active en même temps que la fonction Côte à côte pour pouvoir défiler les 2 documents Word en même temps verticalement :

Le bouton Rétablir la position de la fenêtre remet les fenêtres Word côte à côte sur les côtés gauche et droit de l'écran :

f) La barre d'état :

Nous avons déjà vu qu'elle permet de passer d'un mode d'affichage à un autre.

• Elle comporte aussi un zoom, bien connu de nombreuses applications Windows (le zoom peut être modifié en cliquant-glissant le curseur affiché au bout de la barre d'état) ;

• Elle nous informe aussi sur la langue utilisée et quelques statistiques (nombre de page, de mots), (en mode Page, Brouillon, Web et Plan), nombre d'écrans (en mode Lecture) ; si vous ne voyez aucunes statistiques dans la barre d'état, cliquez sur la barre d'état avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Statistiques dans le menu contextuel :

• Elle permet d'accéder rapidement à une autre page : cliquer droit sur le nombre de page pour afficher le volet Navigation : composé de 3 onglets :

  • Titres : liste des titres

  • Pages : vignettes pour un accès direct à une page

  • Résultats : nombre d'occurrences du mot encodé dans la zone Recherche :

NB : Toute page peut aussi être vue via la fenêtre Rechercher et Remplacer :

• soit cliquer sur la flèche à droite de la zone Rechercher puis choisit Atteindre ;

• soit cliquer sur CTRL+F ou Rechercher dans l'onglet Accueil :

• La barre d'état peut également être personnalisée pour afficher d'autres informations : cocher simplement l'info voulue :

g) Le bouton Macros :

Permet d'afficher la liste des macros, d'afficher, d'enregistrer ou de suspendre une macro. Cette fonction ne sera pas abordée dans la formation de base.

h) Le bouton Propriétés (groupe SharePoint) :

Permet d'afficher le volet Informations de l'onglet Fichier :